أتمتة سير العمل

كل نشاط تجاري عنده أعمال تتكرر كل يوم. نفس المراجعات، نفس الخطوات، ونفس نقل المعلومات من شاشة إلى أخرى. أغلب هذا العمل لا يحتاج قراراً جديداً في كل مرة. يحتاج فقط أن يتم بنفس الطريقة، بشكل صحيح، في كل مرة.

وهنا نبدأ.

نفهم كيف يعمل نشاطك فعلياً، ونحدد الأعمال المتكررة التي تستهلك وقت فريقك، ثم نبني لك وكيلاً ينفذها عنك حسب طريقتك، مع التحقق في كل خطوة والتأكد من أن العمل تم بالشكل المطلوب.

كيف يبدو سير العمل فعلياً؟

خذ موافقات التأمين في الصيدليات كمثال.

يسلم المريض الوصفة الطبية وبطاقة التأمين. وفي الجهة الأخرى، يراجع شخص في شركة التأمين الوثيقة، وفاتورة الطبيب، والفحص، ثم يصدر الموافقة.

معظم الطلبات تشبه الطلب الذي قبلها: نفس المراجعات، بنفس الترتيب، طوال اليوم.

الآن تخيل وكيلاً ينفذ هذه المراجعات بنفسه.

يتحقق من كل معلومة حسب قواعد الشركة، ويوافق فقط على الحالات التي تجتاز جميع الشروط، ويرسل أي حالة غير واضحة إلى موظف للمراجعة.

المريض لا يبقى منتظراً عند الكاونتر، والشركة تستطيع التعامل مع عدد أكبر من الطلبات بنفس الفريق، وتصبح التجربة أفضل للطرفين.

هذا هو سير العمل: نقطة تبدأ منها العملية، سلسلة من الخطوات، وقاعدة واضحة تحدد متى يجب أن يتدخل الإنسان.

كيف تعرفون ما الذي يمكن أتمتته؟

نحن لا نأتيك بقالب جاهز ونطلب منك أن تغيّر عملك حتى يناسبه.

نجلس معك، ونفهم كيف يتحرك العمل فعلياً داخل شركتك، ثم نبحث عن المهام التي تتكرر يومياً، وتتبع قواعد معروفة، وتستهلك وقت فريقك.

هذه الأعمال المتكررة غالباً هي أفضل مكان نبدأ منه بالأتمتة.

ماذا يحدث إذا كانت هناك حالة غير واضحة؟

يتوقف الوكيل ويسأل.

هو يكمل فقط الخطوات التي يستطيع التحقق منها حسب قواعدك. وأي حالة تخرج عن هذه القواعد يتم تحويلها إلى فريقك مع كل التفاصيل التي يحتاجها لاتخاذ القرار.

لأن الأتمتة التي تخمّن أسوأ من عدم وجود أتمتة من الأساس.

هل تختبرون سير العمل قبل تشغيله فعلياً؟

نعم.

كل سير عمل يتم اختباره على حالات حقيقية قبل أن يتعامل مع نظامك الفعلي، ولا يتم تشغيله إلا بعد أن تراه يعمل وتتأكد من أن النتيجة بالشكل المطلوب.

التشغيل هو آخر خطوة، وليس أول خطوة.

هل يجب أن نغيّر طريقة عملنا؟

لا.

نحن نبني سير العمل حول الأنظمة التي تستخدمها وطريقة تشغيلك الحالية، ونخصصه حسب احتياجك.

الهدف هو إزالة مشكلة موجودة عندك بالفعل، وليس إضافة نظام جديد يضطر فريقك إلى تعلمه.

كم يستغرق الإعداد؟

يعتمد ذلك على سير العمل نفسه: ما الذي يبدأ العملية، وكم عدد الخطوات، وما الأنظمة التي يحتاج إلى التعامل معها.

نحدد هذه التفاصيل معك من البداية، وبعدها نوضح لك بشكل واضح ما الذي يتطلبه الإعداد.

العمل المتكرر لم يكن هو الهدف