معالجة المستندات والبيانات

كل نشاط تجاري عنده نفس الكومة.

فواتير تحتاج إدخال، نماذج طلبات لازم تنسخ بياناتها إلى النظام، قوائم موردين داخل ملفات PDF، وأسعار موجودة في مرفق أرسله أحدهم بالإيميل.

وفي النهاية، يجلس شخص ويعيد كتابة كل هذه المعلومات يدوياً. يأخذ وقت، يتعب، وأحياناً رقم واحد يُكتب بشكل خاطئ ويسبب مشكلة حقيقية بعد ذلك.

مع معالجة المستندات والبيانات، المستند يدخل والمعلومات المرتبة تخرج منه مباشرة إلى نظامك، مع مراجعة بشرية عندما تكون هناك حاجة لها.

ما أنواع المستندات التي يمكن معالجتها؟

الفواتير، نماذج الطلبات، الإيصالات، قوائم الأسعار، كشوف الموردين، جداول البيانات، وملفات PDF وغيرها من المستندات اليومية التي يعتمد عليها عملك.

إذا كان الشخص يستطيع قراءة المستند ثم نقل معلوماته إلى نظام، ففي أغلب الحالات يمكن للخدمة تنفيذ نفس المهمة من دون تعب الكتابة اليدوية ومن دون أخطاء النسخ المعتادة.

هل تقرأ المستندات العربية؟

نعم، وهذه نقطة مهمة جداً بالنسبة لنا.

المستندات الحقيقية في الكويت ليست دائماً ملفات إنجليزية مرتبة وواضحة. أحياناً تكون بالعربي، وأحياناً عربي وإنجليزي في نفس الصفحة، ومعها أرقام وتفاصيل موزعة في أكثر من مكان.

الخدمة مصممة لتتعامل مع المستند كما هو فعلاً، وليس كأنه نموذج إنجليزي تمت ترجمته للعربية.

وهذا فرق مهم عندما يكون الحل مبنياً للسوق الذي تعمل فيه.

أين تذهب البيانات بعد استخراجها؟ ومن يملكها؟

إلى النظام الذي تستخدمه أنت.

قد يكون جدول بيانات، برنامج محاسبة، نظام CRM، أو أي نظام تعتمد عليه في عملك.

أثناء الإعداد، نربط المخرجات بالمكان الذي تعمل فيه فعلياً، بدل أن نجبرك على نقل شغلك إلى منصة جديدة.

والبيانات تبقى لك، لأن الحسابات والأنظمة نفسها ملك لك.

نحن نبني الخدمة ونشغّلها وندعمها، لكننا لا نحبس معلوماتك داخل منصة يصبح الخروج منها مشكلة لاحقاً.

ماذا يحدث إذا كان المستند غير واضح؟

يتم تحويله للمراجعة البشرية بدلاً من التخمين.

قد يكون الإيصال مجعداً، أو الصورة غير واضحة، أو المسح سيئاً، أو توجد ملاحظة مكتوبة بخط اليد على طرف المستند.

إذا لم تكن الخدمة واثقة من معلومة معينة، توضح ذلك وترسل المستند للمراجعة بدلاً من إدخال معلومة خاطئة وكأنها صحيحة.

لأن السؤال عند عدم الوضوح أفضل من رقم خاطئ تم إدخاله بثقة.

هل تعمل الخدمة مع الأنظمة التي نستخدمها حالياً؟

هذا هو الهدف من مرحلة الإعداد.

نبدأ من الأنظمة التي تستخدمها أنت ونبني الربط حولها، وليس العكس.

لا يفترض أن تغيّر طريقة عمل شركتك بالكامل فقط حتى تتوقف عن إعادة كتابة المستندات يدوياً.

كم يستغرق الإعداد؟

يعتمد ذلك على نوع المستندات التي تتعامل معها، والمعلومات التي نحتاج لاستخراجها، والنظام الذي يجب أن تصل إليه البيانات.

نحدد هذه التفاصيل معك في البداية، وبعدها نوضح لك بشكل واضح ما الذي يحتاجه الإعداد حسب أنظمتك وطريقة عملك.

الأوراق لم تكن هي الشغل